Πολιτική Απορρήτου Synikon

Υπεύθυνος Επεξεργασίας για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που συλλέγονται και υποβάλλονται σε επεξεργασία στο πλαίσιο της παρούσας Πολιτικής είναι η εταιρεία που παρέχει την Υπηρεσία με τα ακόλουθα στοιχεία:

SYNIKON

Α.Φ.Μ.: 042746426

Δ.Ο.Υ.: ΚΕ.ΦΟ.ΔΕ. ΑΤΤΙΚΗΣ

Έδρα: Ζεφύρου 23, Νέο Ηράκλειο 141 22

Email επικοινωνίας: support@synikon.gr

Τηλέφωνο: +30 210 220 3984

«Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα»: κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο.

«Επεξεργασία»: κάθε πράξη ή σειρά πράξεων που γίνεται με ή χωρίς τη χρήση αυτοματοποιημένων μέσων επί δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

«Χρήστης»: κάθε φυσικό πρόσωπο που χρησιμοποιεί την Υπηρεσία (ενδεικτικά διαχειριστής πολυκατοικίας, ιδιοκτήτης, ένοικος ή εξουσιοδοτημένο πρόσωπο).

«Πελάτης»: το πρόσωπο (φυσικό ή νομικό) που συνάπτει συνδρομή για την Υπηρεσία.

Η Υπηρεσία επιτρέπει στους Πελάτες να καταχωρούν δεδομένα σχετικά με πολυκατοικίες, ιδιοκτησίες και πρόσωπα που συνδέονται με αυτές (π.χ. ιδιοκτήτες, ένοικοι, συνιδιοκτήτες, εκπρόσωποι).

Στον βαθμό που ο Πελάτης καθορίζει τους σκοπούς και τα μέσα επεξεργασίας των δεδομένων που καταχωρεί στην Υπηρεσία, ο Πελάτης ενεργεί ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας και η Synikon ενεργεί ως Εκτελούσα την Επεξεργασία, επεξεργαζόμενη τα δεδομένα αποκλειστικά για την παροχή της Υπηρεσίας και σύμφωνα με τις οδηγίες του Πελάτη.

Ο Πελάτης/Χρήστης δηλώνει ότι διαθέτει νόμιμη βάση για την καταχώριση και επεξεργασία δεδομένων τρίτων προσώπων στην Υπηρεσία και ότι παρέχει κάθε απαιτούμενη ενημέρωση προς τα υποκείμενα των δεδομένων.

Η Synikon μπορεί να συλλέγει και να επεξεργάζεται τις ακόλουθες κατηγορίες δεδομένων:

• Στοιχεία λογαριασμού: ονοματεπώνυμο, διεύθυνση email, στοιχεία σύνδεσης. Οι κωδικοί πρόσβασης αποθηκεύονται σε κατακερματισμένη (hashed) μορφή.

• Δεδομένα κτιρίου/πολυκατοικίας: διεύθυνση κτιρίου, στοιχεία διαμερισμάτων/οριζοντίων ιδιοκτησιών, χιλιοστά συμμετοχής, κατηγορίες δαπανών, στοιχεία κοινοχρήστων, στοιχεία λογαριασμού πληρωμών (ενδεικτικά IBAN) και στοιχεία επικοινωνίας (π.χ. τηλέφωνο IRIS) όπου καταχωρούνται από τον Χρήστη.

• Δεδομένα χρηστών κτιρίου που καταχωρούνται από τον Πελάτη: ονοματεπώνυμο, email και τηλέφωνο ιδιοκτητών/ενοίκων/συνιδιοκτητών.

• Δεδομένα πληρωμών και συναλλαγών: ποσά, ημερομηνίες, περιγραφές, κατάσταση πληρωμής και μέθοδος πληρωμής. Η Synikon δεν αποθηκεύει στοιχεία καρτών πληρωμής.

• Έγγραφα και αρχεία: παραστατικά δαπανών και έγγραφα που υποβάλλονται για αποθήκευση ή/και αυτοματοποιημένη επεξεργασία (AI).

• Τεχνικά δεδομένα και δεδομένα ασφαλείας: διεύθυνση IP, τύπος και έκδοση browser, αναγνωριστικά συνεδρίας, logs, δεδομένα συσκευής και απολύτως απαραίτητα cookies.

• Δεδομένα επικοινωνίας και υποστήριξης: περιεχόμενο μηνυμάτων που αποστέλλονται στο support@synikon.gr.

Η Synikon δεν ζητά ούτε απαιτεί την καταχώριση ειδικών κατηγοριών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Η Synikon επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για τους ακόλουθους σκοπούς:

• Παροχή, λειτουργία και υποστήριξη της Υπηρεσίας, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας και διαχείρισης λογαριασμού.

• Διαχείριση συνδρομής, τιμολόγησης και σχετικών διοικητικών λειτουργιών.

• Αποστολή ειδοποιήσεων και ενημερώσεων που είναι απαραίτητες για τη λειτουργία της Υπηρεσίας (ειδοποιήσεις κοινοχρήστων, αποδείξεις, τεχνικές ειδοποιήσεις).

• Τεχνική υποστήριξη, επίλυση προβλημάτων και επικοινωνία σχετικά με αιτήματα Χρηστών.

• Ασφάλεια πληροφοριακών συστημάτων, πρόληψη απάτης και διαχείριση περιστατικών ασφαλείας.

• Βελτίωση, συντήρηση και ανάπτυξη της Υπηρεσίας.

• Μέτρηση επισκεψιμότητας, στατιστική ανάλυση και (όπου εφαρμόζεται) διαφήμιση, αποκλειστικά σύμφωνα με τις επιλογές συγκατάθεσης cookies του Χρήστη.

• Συμμόρφωση με νόμιμες υποχρεώσεις και συνεργασία με αρμόδιες αρχές.

Η Synikon επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα όταν ισχύει μία ή περισσότερες από τις ακόλουθες νομικές βάσεις:

• Εκτέλεση σύμβασης: ιδίως για την παροχή της Υπηρεσίας και τη διαχείριση λογαριασμών και συνδρομών.

• Συγκατάθεση: όπου απαιτείται, ιδίως για cookies μέτρησης/διαφήμισης και ενημερωτικές επικοινωνίες. Η συγκατάθεση μπορεί να ανακληθεί οποτεδήποτε.

• Έννομο συμφέρον: ιδίως για ασφάλεια, πρόληψη κακόβουλων ενεργειών και βελτίωση λειτουργικότητας.

• Συμμόρφωση με νομική υποχρέωση: όταν η επεξεργασία απαιτείται από το εφαρμοστέο δίκαιο.

Η Υπηρεσία μπορεί να παρέχει λειτουργίες αυτοματοποιημένης επεξεργασίας εγγράφων, όπως εξαγωγή πεδίων από παραστατικά ή άλλα έγγραφα που μεταφορτώνει ο Χρήστης.

Για τις λειτουργίες αυτές, η Synikon μπορεί να χρησιμοποιεί υπηρεσίες τεχνητής νοημοσύνης (Gemini AI) της Google. Τα έγγραφα διαβιβάζονται με κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά προς την υπηρεσία AI αποκλειστικά για τον σκοπό της επεξεργασίας που ζητείται από τον Χρήστη.

Ο Χρήστης αναγνωρίζει ότι η αυτοματοποιημένη εξαγωγή μπορεί να μην είναι απολύτως ακριβής και οφείλει να ελέγχει την ορθότητα των αποτελεσμάτων πριν από οποιαδήποτε χρήση τους.

Η Synikon δεν χρησιμοποιεί τα έγγραφα που υποβάλλονται μέσω της Υπηρεσίας για εκπαίδευση μοντέλων, στον βαθμό που αυτό προβλέπεται από τις συμβατικές δεσμεύσεις του εκάστοτε παρόχου AI.

Η Synikon δεν πωλεί δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.

Η Synikon μπορεί να κοινοποιεί ή να καθιστά διαθέσιμα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτους αποδέκτες μόνο στον βαθμό που αυτό είναι αναγκαίο για τους σκοπούς που περιγράφονται στην παρούσα Πολιτική, όπως:

Πάροχοι υποδομών φιλοξενίας και cloud, συμπεριλαμβανομένων υπηρεσιών Google Cloud/Firebase, για την τεχνική λειτουργία, φιλοξενία και αποθήκευση της Υπηρεσίας.

Πάροχοι υπηρεσιών αποστολής ηλεκτρονικής αλληλογραφίας ή/και ειδοποιήσεων, για την αποστολή λειτουργικών ενημερώσεων και ειδοποιήσεων που ζητά ή ενεργοποιεί ο Χρήστης.

Πάροχοι εργαλείων μέτρησης, στατιστικής ανάλυσης και διαφημιστικής απόδοσης (όπου εφαρμόζεται), όπως υπηρεσίες που ενδέχεται να λειτουργούν μέσω Google Analytics, Meta Pixel, TikTok Pixel, Google Tag Manager/Google tag, αποκλειστικά σύμφωνα με τις επιλογές συγκατάθεσης του Χρήστη και για τους σκοπούς που περιγράφονται στην ενότητα «Cookies».

Πάροχοι τεχνητής νοημοσύνης (όπου εφαρμόζεται), αποκλειστικά για τη λειτουργία αυτοματοποιημένης επεξεργασίας εγγράφων που ενεργοποιεί ο Χρήστης.

Πάροχοι πληρωμών (όπου εφαρμόζεται), για (α) τη διεκπεραίωση πληρωμών συνδρομών προς τη Synikon και/ή (β) την υποστήριξη πληρωμών κοινοχρήστων/οφειλών προς λογαριασμό πολυκατοικίας μέσω τρίτης πλατφόρμας πληρωμών.

Ειδικότερα, η Υπηρεσία μπορεί να αξιοποιεί πλατφόρμα ασφαλών πληρωμών, όπως VIVA, στο πλαίσιο της οποίας, κατόπιν ενέργειας/εγγραφής του διαχειριστή στην Υπηρεσία, μπορεί να δημιουργείται λογαριασμός στην πλατφόρμα πληρωμών για σκοπούς είσπραξης ποσών από ενοίκους/ιδιοκτήτες προς τον λογαριασμό της πολυκατοικίας. Στο πλαίσιο αυτό, ενδέχεται να διαβιβάζονται στον πάροχο πληρωμών στοιχεία που είναι αναγκαία για τη δημιουργία/διαχείριση του λογαριασμού και την εκτέλεση συναλλαγών (όπως στοιχεία ταυτοποίησης/επικοινωνίας του διαχειριστή, αναγνωριστικά συναλλαγών, ποσά και σχετικές πληροφορίες πληρωμής).

Επιπλέον, όπου παρέχεται η δυνατότητα έκδοσης μοναδικού κωδικού αναφοράς (RF) για πληρωμή απευθείας σε τραπεζικό λογαριασμό που υποδεικνύει ο διαχειριστής (χωρίς διαμεσολάβηση πλατφόρμας πληρωμών της Synikon), η Synikon παρέχει αποκλειστικά τη δυνατότητα δημιουργίας/διάθεσης του RF και καταχώρισης της σχετικής οφειλής στην Υπηρεσία. Η Synikon δεν λαμβάνει, δεν επαληθεύει και δεν συμφωνεί την πραγματοποίηση της πληρωμής, ούτε έχει πρόσβαση σε τραπεζικά δεδομένα κίνησης λογαριασμών. Η ενημέρωση της κατάστασης εξόφλησης πραγματοποιείται από τον διαχειριστή με χειροκίνητη καταχώριση των εισπράξεων/πληρωμών στο σύστημα της Υπηρεσίας ή/και με βάση πληροφορίες που ο ίδιος διαθέτει.

Η Synikon δεν αποθηκεύει στοιχεία καρτών πληρωμής, στον βαθμό που η επεξεργασία διενεργείται από τρίτους παρόχους πληρωμών.

Αρμόδιες δημόσιες, δικαστικές ή διοικητικές αρχές, όταν η κοινοποίηση απαιτείται από νόμο ή στο πλαίσιο άσκησης ή υποστήριξης νομικών αξιώσεων.

Με τους τρίτους παρόχους, όπου απαιτείται, συνάπτονται συμβατικές δεσμεύσεις για την προστασία δεδομένων και την ασφάλεια της επεξεργασίας.

Η Synikon επιδιώκει, όπου είναι εφικτό, να φιλοξενεί και να επεξεργάζεται δεδομένα εντός του ΕΟΧ.

Σε περίπτωση διαβίβασης δεδομένων εκτός ΕΟΧ, η Synikon εφαρμόζει κατάλληλες εγγυήσεις σύμφωνα με τον GDPR, όπως Πρότυπες Συμβατικές Ρήτρες ή άλλον νόμιμο μηχανισμό.

Η Synikon λαμβάνει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφάλειας για την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Τα μέτρα περιλαμβάνουν ενδεικτικά: κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά και/ή σε κατάσταση ηρεμίας, έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλων, καταγραφή ενεργειών (logging) για λόγους ασφάλειας, διαδικασίες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και διαδικασίες διαχείρισης περιστατικών ασφαλείας.

Η Synikon διατηρεί δεδομένα για όσο διάστημα είναι αναγκαίο για τους σκοπούς επεξεργασίας που περιγράφονται στην παρούσα Πολιτική.

• Δεδομένα λογαριασμού διατηρούνται για όσο ο λογαριασμός είναι ενεργός.

• Σε περίπτωση ακύρωσης ή διαγραφής λογαριασμού, τα δεδομένα διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται εντός τριάντα (30) ημερών, εκτός εάν η διατήρησή τους είναι αναγκαία για συμμόρφωση με νόμιμες υποχρεώσεις.

• Αντίγραφα ασφαλείας (backups) διατηρούνται και ανακυκλώνονται εντός ενενήντα (90) ημερών.

Σύμφωνα με τον GDPR και υπό τις προβλεπόμενες προϋποθέσεις, τα υποκείμενα των δεδομένων έχουν δικαίωμα:

• Πρόσβασης στα δεδομένα τους και λήψης αντιγράφου.

• Διόρθωσης ανακριβών ή συμπλήρωσης ελλιπών δεδομένων.

• Διαγραφής δεδομένων, όταν συντρέχουν οι νόμιμες προϋποθέσεις.

• Περιορισμού της επεξεργασίας, όταν συντρέχουν οι νόμιμες προϋποθέσεις.

• Φορητότητας των δεδομένων, όπου εφαρμόζεται.

• Εναντίωσης στην επεξεργασία, ιδίως όταν βασίζεται σε έννομο συμφέρον ή για σκοπούς άμεσης εμπορίας.

• Ανάκλησης συγκατάθεσης, όπου η επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση.

Η Synikon απαντά σε αιτήματα εντός ενός (1) μηνός από την παραλαβή τους. Για άσκηση δικαιωμάτων, επικοινωνήστε στο support@synikon.gr.

Σημείωση: όταν η Synikon ενεργεί ως Εκτελούσα την Επεξεργασία για λογαριασμό Πελάτη, το αίτημα μπορεί να διαβιβαστεί στον αντίστοιχο Πελάτη (Υπεύθυνο Επεξεργασίας).

Η Synikon χρησιμοποιεί cookies και παρόμοιες τεχνολογίες για (α) την απολύτως απαραίτητη λειτουργία, ασφάλεια και ορθή παροχή της Υπηρεσίας, και (β) τη μέτρηση επισκεψιμότητας/στατιστικά και την προβολή/μέτρηση διαφημιστικών ενεργειών.

Ενδέχεται να χρησιμοποιούνται τεχνολογίες όπως Google Tag Manager/Google tag, Google Analytics, Meta Pixel και TikTok Pixel. Αυτές μπορεί να συλλέγουν αναγνωριστικά cookies, αναγνωριστικά συσκευής/browser, διεύθυνση IP και πληροφορίες σχετικά με τη χρήση της Υπηρεσίας.

Η χρήση cookies που δεν είναι απολύτως απαραίτητα πραγματοποιείται μόνο αφού ο Χρήστης παράσχει τη συγκατάθεσή του μέσω του μηχανισμού συγκατάθεσης cookies. Ο Χρήστης μπορεί να ανακαλέσει τη συγκατάθεσή του ή να τροποποιήσει τις επιλογές του οποτεδήποτε μέσω των ρυθμίσεων cookies.

Εφόσον ο Χρήστης δεν παράσχει συγκατάθεση για cookies μέτρησης ή διαφήμισης, η Υπηρεσία θα συνεχίσει να λειτουργεί με τη χρήση των απολύτως απαραίτητων cookies.

Η Υπηρεσία δεν απευθύνεται σε πρόσωπα κάτω των 18 ετών. Η Synikon δεν συλλέγει εν γνώσει της δεδομένα ανηλίκων. Εάν υποπέσει στην αντίληψή μας ότι έχουν συλλεχθεί δεδομένα ανηλίκου χωρίς νόμιμη βάση, θα προβούμε στις κατάλληλες ενέργειες διαγραφής ή περιορισμού.

Σε περίπτωση περιστατικού παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, η Synikon θα αξιολογεί το περιστατικό και θα ενεργεί σύμφωνα με τις υποχρεώσεις που προβλέπονται από τον GDPR, συμπεριλαμβανομένης, όπου απαιτείται, της γνωστοποίησης προς την αρμόδια εποπτική αρχή και/ή της ενημέρωσης των υποκειμένων των δεδομένων.

Η Synikon μπορεί να τροποποιεί την παρούσα Πολιτική Απορρήτου. Η ενημερωμένη έκδοση θα αναρτάται στον Ιστότοπο/εντός της Υπηρεσίας με επικαιροποίηση της ημερομηνίας «Τελευταία ενημέρωση».

Σε περίπτωση ουσιωδών αλλαγών, η Synikon θα ενημερώνει τους Χρήστες μέσω email ή/και εντός της Υπηρεσίας τουλάχιστον δεκατέσσερις (14) ημέρες πριν από την έναρξη ισχύος τους, όπου αυτό είναι πρακτικά εφικτό.

Εάν θεωρείτε ότι η επεξεργασία των δεδομένων σας παραβιάζει την εφαρμοστέα νομοθεσία, έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr).

Για ερωτήσεις σχετικά με την παρούσα Πολιτική ή για άσκηση δικαιωμάτων, μπορείτε να επικοινωνείτε στο support@synikon.gr.